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AI 写商务邮件最容易出现两个问题：语气看似专业但信息空泛，以及替发送者做出未经授权的承诺。可靠流程应先提取来信要点，再确认回复目标、关系、风险和可承诺范围。
第一步：结构化来信
把来信拆成背景事实、对方请求、截止时间、附件、未决问题和潜在风险。长邮件线程还要区分谁说了什么，以及哪些信息已经过期。
请整理以下邮件，不要起草回复。
输出：已确认事实、对方明确请求、截止时间、我方需要决定的事项、缺失信息和可能的误解。
保留姓名、数字和日期原样；不确定内容标记为待确认。处理客户、合同、财务或个人信息时，先按公司政策脱敏，不要把完整邮件线程发送到未经批准的服务。
第二步：确定回复策略
先选择回复目的：确认收到、补充信息、同意、拒绝、协商时间、纠正误解或升级处理。再定义语气，例如直接、友好、审慎或正式。
语气不能只用“更礼貌”描述。可以规定先结论后背景、使用短句、避免感叹号、不使用模糊承诺、拒绝时给出原因和替代方案。
第三步：用变量模板起草
请根据已确认事实起草商务邮件。
目标：{{确认/协商/拒绝/追问}}
关系：{{客户/供应商/同事/管理层}}
必须包含：结论、必要背景、具体请求、负责人、下一时间点
禁止：新增事实、代我承诺预算或日期、使用空泛客套话
长度：200 字以内模板变量应使用明确名称，例如项目、交付物、日期、负责人和附件。不要保留容易漏填的“XXX”，发送前可以搜索所有括号和占位符。
第四步：校准语气和信息顺序
商务邮件通常先给结论，再说明原因和下一步。拒绝请求时，避免过度道歉或模糊表达；可以明确无法满足的部分，并给出可行替代。
检查以下草稿的语气与风险：
1. 是否先给结论；
2. 是否存在模糊、被动攻击或过度承诺；
3. 日期、金额、姓名和附件是否一致；
4. 对方下一步是否明确。
只提出必要修改，不重写事实。第五步：发送前人工确认
检查收件人、抄送、主题、附件、时区和日期。涉及合同、价格、退款、法律责任、人事决定或外部声明时，必须由有权限的人审核。
对重要线程保存最终版本和决策依据。AI 草稿不应成为唯一记录，正式承诺应进入项目、合同或工单系统。
发送检查清单
- 是否准确回答了对方的明确请求。
- 结论、下一步、负责人和时间是否清楚。
- 是否存在未经授权的价格、日期或结果承诺。
- 姓名、公司、金额和附件是否正确。
- 是否删除内部备注、敏感数据和多余邮件线程。
- 语气是否与关系和风险相匹配。
- 所有占位符是否已经替换。
常见问题
AI 可以自动回复客户邮件吗
低风险、规则清晰的场景可以生成草稿，但自动发送需要严格分类、置信度阈值和升级机制。投诉、合同、退款和安全问题应人工处理。
怎样让语气不那么像模板
保留对方提到的具体事实，使用真实下一步，删除多余客套。个性化来自上下文，而不是增加形容词。
邮件很长时应该全部交给 AI 吗
先按主题和时间整理，只提供与当前决策有关的部分。过长线程会让模型混淆旧信息和新要求。
会议后的行动邮件可先使用 AI 会议纪要工作流，更多办公模板可在 Prompt 宝库 中查找。