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会议纪要回答“讨论了什么”，决策日志回答“为什么这样决定、谁负责、何时复查”。当项目跨团队或周期较长时，后者更能避免同一个问题反复讨论。AI 可以快速提取候选结论和待办，但不能把语气强烈的建议误写成已经批准的决定。
先区分四类会议信息
记录时明确分开事实与数据、候选方案、已确认决策、行动项与未决问题。事实要注明来源，候选方案要注明提出者和条件，决策要注明决策者与生效范围，行动项必须有责任人和截止时间。
如果会上没有明确结论，应保留“未决”而不是让 AI 根据多数发言推断。模糊决定会在后续执行中变成不同团队的不同理解。
第一步：建立统一决策记录模板
每条决策保留编号、日期、主题、背景、可选方案、证据、最终选择、原因、影响范围、决策者、负责人、截止时间、复盘日期和关联资料。模板不需要很长，但必须能回答后续追问。
请从以下会议记录中提取决策候选。
严格区分：已确认决定、仍在讨论、行动项、待补充证据。
每项附原话或时间戳；没有明确决策者或截止时间时标记待确认。提取结果应由主持人或决策者确认后再入库。
第二步：补全背景和替代方案
决策若没有背景，很快会失去可解释性。简要说明当时要解决的问题、约束、可选方案、使用了哪些证据，以及为什么没有选择其他方案。不要事后只保留“最终结论”，否则团队无法评估条件是否已变化。
数字、风险和外部依赖应链接到原始报告或看板，避免复制一份很快过期的摘要。项目级风险表达可衔接 AI 项目状态汇报流程。
第三步：把行动项写成可交付任务
“跟进一下”“尽快处理”不是可执行任务。行动项至少写清交付物、责任人、截止时间、依赖和完成标准。若责任人不同意承诺，应在会议结束前调整，而不是由记录人单方面分配。
将高风险、跨团队或阻塞性行动项单独标记，并在下次会议开头先复查。AI 可以生成草稿，但责任和日期需要相关人确认。
第四步：连接会议纪要与项目系统
会议纪要保留过程与上下文，决策日志保留稳定结论，项目系统承载执行任务。三者应相互链接但不重复粘贴。更新状态时引用同一决策编号，避免不同文档出现相互矛盾的版本。
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第五步：设置复盘触发条件
不是每项决定都要固定复盘，但涉及预算、路线、权限、关键供应商或不可逆变更时，应设定复盘日期或触发条件。触发条件可以是指标偏离、成本超过阈值、依赖变化、客户投诉或法规变化。
复盘时重新检查当时的假设是否成立、预期结果是否出现、是否需要延续、调整或撤销。不要把复盘当作追责仪式，它的目标是提高下次判断质量。
第六步：管理访问权限与敏感信息
决策记录可能包含人员、合同、财务、客户和安全信息。按项目和角色设置访问权限，公开摘要与受限附件分开保存。向 AI 提供材料前先脱敏，并避免记录无关的个人评价。
需要删除或更正记录时保留受控的修订历史，不能无痕改写已确认决定。
决策日志检查清单
- 是否明确区分事实、方案、已决、待办和未决问题。
- 每项决定是否有背景、证据、决策者和影响范围。
- 行动项是否包含交付物、责任人、期限和完成标准。
- 是否链接原始资料而非复制易过期摘要。
- 高风险决定是否设置复盘日期或触发条件。
- 敏感记录是否按角色限制访问并完成脱敏。
- 修订是否保留原因与历史版本。
常见问题
每场会议都需要决策日志吗
不需要。信息同步会可只保留纪要；涉及取舍、责任、预算、范围或风险的会议更适合建立决策记录。
AI 可以自动分配责任人吗
不应自动分配。它可以提取发言中的候选负责人，但责任必须由相关人或主持人确认。
决策后来被推翻，旧记录要删除吗
不要删除。应记录新决定、变化原因和生效日期，这样团队才能理解上下文并避免重复犯错。